Política tratamiento de datos Okku

Política de Tratamiento de Datos Personales

Okku Tecnología e Innovación

Versión 1.0. Vigente desde el 4 de octubre de 2026.

1. Quiénes somos

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

Razón social: Okku Tecnología e Innovación S.A.S.
NIT: 900.525.372-3
Domicilio: Bogotá, Colombia. Av. Calle 63 No. 78-15
Correo para temas de datos personales: info@okku.co
Teléfono: 6012664643
Sitio web: https://okku.co

En este documento, «Okku», «nosotros» y «nuestro» se refieren a este responsable.

2. Alcance y marco legal

Tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que otros tienen sobre ti. Lo protege el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Esta política desarrolla ese derecho y cumple con:

La Ley 1581 de 2012, que establece el régimen general de protección de datos personales.
El Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, que reglamenta la ley.
Las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Aplica a todos los datos personales que Okku recoge, por cualquier medio: formularios en okku.co, charlas y conferencias, talleres y cursos, mentorías, consultorías, eventos presenciales y virtuales, listas de asistencia, encuestas, boletines, correo electrónico, WhatsApp y redes sociales, entre otros.

3. Términos que usamos

Titular: tú, la persona a quien pertenecen los datos.
Dato personal: cualquier información que te identifica o te hace identificable, como tu nombre, correo, celular, imagen o voz.
Dato sensible: el que afecta tu intimidad o puede generar discriminación, como salud, origen racial, orientación sexual, convicciones políticas o religiosas, o datos biométricos.
Responsable: quien decide sobre el tratamiento de los datos. Aquí, Okku.
Encargado: quien trata datos por cuenta de otro y bajo sus instrucciones, por ejemplo un proveedor tecnológico.
Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolectarlos, almacenarlos, usarlos, enviarlos o eliminarlos.
Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para tratar tus datos.

4. Principios que seguimos

Legalidad: tratamos los datos conforme a la ley.
Finalidad: los usamos solo para los fines que te informamos en esta política.
Libertad: los recogemos con tu autorización y no los obtenemos por medios engañosos.
Veracidad: la información que tratamos debe ser veraz, completa y actualizada.
Transparencia: puedes preguntarnos en cualquier momento qué datos tuyos tenemos.
Acceso y circulación restringida: solo acceden a tus datos las personas autorizadas.
Seguridad: protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas.
Confidencialidad: quienes tratan tus datos guardan reserva de ellos.

5. Qué datos recolectamos y de quién

Los datos dependen de cómo te relaciones con Okku:

Si te registras o asistes a una charla, conferencia, taller o curso: nombre, correo, celular, empresa, cargo, ciudad, respuestas a formularios y encuestas, constancia de asistencia y, si aplica, tu imagen y voz.
Si participas en una mentoría o consultoría: lo anterior, más la información de tu negocio o de tu trabajo que decidas compartir para que podamos asesorarte, como diagnósticos, documentos y respuestas a cuestionarios.
Si eres cliente: datos de contacto y los necesarios para facturarte y cobrarte.
Si te suscribes a nuestro boletín o nos sigues en redes: nombre y correo, y los datos que decidas compartirnos al escribirnos o comentar.
Si visitas okku.co: datos técnicos de navegación, como la dirección IP, el tipo de dispositivo y las páginas visitadas.

Cuando te registras desde una página con un canal de origen, por ejemplo una campaña en LinkedIn o Instagram, guardamos ese origen para saber qué canales funcionan.

No te pedimos datos sensibles.

6. Para qué usamos tus datos

Usamos tus datos para estas finalidades:

Gestionar tu inscripción, tu asistencia y el acceso a la actividad o al contenido: enviarte enlaces, recordatorios, materiales y certificados.
Prestarte el servicio que contrataste o solicitaste: mentoría, consultoría, taller, curso o conferencia u otros servicios
Elaborar diagnósticos, informes y propuestas a partir de la información que compartes.
Contactarte por correo, WhatsApp o llamada para darte soporte y hacer seguimiento.
Enviarte información sobre otros programas, servicios y contenidos de Okku.
Pedirte opiniones, encuestas y testimonios para mejorar. Los testimonios con tu nombre solo se publican si nos autorizas.
Medir qué canales nos traen personas y mejorar nuestros contenidos y programas, usando información agregada.
Facturar, cobrar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos tus datos ni los entregamos a terceros para que hagan su propia publicidad.

7. Tu autorización

Para tratar tus datos necesitamos tu autorización previa, expresa e informada. La puedes dar por el medio que se use en cada caso: marcando una casilla en un formulario, firmando una lista de asistencia, por correo electrónico, por mensaje de WhatsApp o de forma oral en una sesión grabada. Siempre que sea posible, antes te mostramos el texto de autorización o te remitimos a esta política.

Guardamos prueba de esa autorización: la fecha, los datos que entregaste y el texto que aceptaste. Puedes pedirnos copia de esa constancia.

Puedes revocar la autorización o pedir que eliminemos tus datos cuando quieras, siguiendo el procedimiento del numeral 13. No procede si la ley o un contrato nos obligan a conservarlos.

No necesitamos tu autorización en los casos que la ley exceptúa, por ejemplo cuando una entidad pública o administrativa nos pide la información en ejercicio de sus funciones, o cuando se trata de datos de naturaleza pública.

8. Imagen, voz y grabaciones

Tu imagen y tu voz también son datos personales. En nuestras charlas, conferencias, talleres y mentorías podemos tomar fotografías o grabar la sesión, para entregarte la grabación, para uso interno o para difundir la actividad.

Te avisamos antes, o al inicio de la sesión, si se va a grabar o fotografiar.
Si vamos a usar tu imagen o voz en nuestro sitio web, redes sociales o materiales promocionales, necesitamos tu autorización expresa.
Puedes pedir que no aparezcas, apagar tu cámara o tu micrófono, o que retiremos una publicación donde salgas.

9. Menores de edad y datos sensibles

Nuestros programas están dirigidos a personas mayores de 18 años. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si una actividad incluye menores, por ejemplo en una institución educativa, solo tratamos sus datos con autorización de sus representantes legales o de la institución que los representa, respetando siempre su interés superior y sus derechos fundamentales. Si nos damos cuenta de que recibimos datos de un menor sin esa autorización, los eliminamos.

Tampoco solicitamos datos sensibles. Si decides compartirnos alguno, no estás obligado a hacerlo, y solo lo trataremos con tu autorización expresa y para la finalidad que corresponda.

10. Datos de terceros

Cuando nos entregas datos de otras personas. En una consultoría o capacitación puedes compartirnos datos de tus empleados, clientes o proveedores. Tú eres responsable de contar con su autorización para compartirlos con Okku. Nosotros los tratamos como encargados: solo para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones.

Cuando un organizador nos entrega una lista. Si hablamos o enseñamos en una actividad organizada por otra entidad, como una universidad, una cámara de comercio o una empresa, esa entidad puede entregarnos la lista de inscritos o asistentes. La entidad es quien te pidió la autorización inicial. Okku usa esos datos solo para la actividad, y para cualquier otro fin únicamente si tú nos autorizas directamente.

11. Herramientas de inteligencia artificial

Okku trabaja con IA y la usamos en nuestro propio trabajo: para transcribir sesiones, resumir reuniones, preparar diagnósticos y propuestas, y analizar la información que nos compartes. Cuando lo hacemos:

Cargamos solo la información necesaria para prestarte el servicio.
Evitamos cargar datos sensibles y datos que no hacen falta.
Elegimos proveedores con condiciones de confidencialidad y seguridad.
No usamos tu información para fines distintos a prestarte el servicio.

Estos proveedores pueden procesar datos en servidores fuera de Colombia (ver numeral 15). Si no quieres que tu información se procese con estas herramientas, avísanos antes de la sesión y buscamos una alternativa.

12. Tus derechos como titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Que te informemos, si lo solicitas, el uso que le hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
Acceder de forma gratuita a tus datos personales que estén en nuestro poder.

13. Cómo ejercer tus derechos

Área responsable: Dirección General de Okku.

Canales: escribe a info@okku.co o envía una comunicación a Av. Calle 63 No. 78 -15 Bogotá, Colombia.

Qué debe incluir tu solicitud:

Tu nombre completo y número de documento de identidad.
La descripción clara de lo que pides: consultar, corregir, actualizar o eliminar datos, o revocar la autorización.
Un correo o dirección donde quieras recibir la respuesta.
Los documentos que respalden tu solicitud, si aplica.

Consultas. Si quieres saber qué datos tuyos tenemos, te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no será mayor a 5 días hábiles adicionales.

Reclamos. Si quieres corregir, actualizar o eliminar tus datos, o crees que incumplimos la ley:

Atendemos tu reclamo en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo.
Si no alcanzamos, te informamos los motivos y la fecha de respuesta, que no será mayor a 8 días hábiles adicionales.
Si tu reclamo está incompleto, te lo decimos dentro de los 5 días siguientes para que lo completes. Si pasan 2 meses sin que lo completes, entendemos que desististe.
Si no somos la entidad competente, trasladamos tu reclamo a quien corresponda en máximo 2 días hábiles y te avisamos.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes a recibir tu reclamo completo, marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite» hasta resolverlo.

Para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), primero debes haber agotado este trámite con nosotros. La SIC es la autoridad de protección de datos personales en Colombia: www.sic.gov.co.

14. Quién más puede tratar tus datos

Para operar usamos proveedores que tratan datos por cuenta de Okku y siguiendo nuestras instrucciones. Son encargados del tratamiento:

Google, para correo electrónico, hojas de cálculo, formularios y almacenamiento.
Notion, donde alojamos contenidos y materiales de nuestros cursos.
Proveedores de herramientas de inteligencia artificial y de transcripción, según lo descrito en el numeral 11.
El proveedor de alojamiento web y correo de okku.co.
Plataformas de videoconferencia, de cursos y de pago, cuando las usamos: Zoom, Meet.
Entidades aliadas u organizadoras de actividades, solo cuando tú participas en ellas.
Autoridades, cuando la ley nos obliga a entregarles información.

Exigimos a nuestros proveedores que protejan la información y la usen solo para prestarnos el servicio.

15. Transmisión y transferencia internacional

Algunos de nuestros proveedores guardan o procesan información en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esto implica una transmisión internacional de datos a encargados que actúan por nuestra cuenta.

Cuando los datos salen del país, lo hacemos a países y proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a la regulación de la SIC. Al aceptar esta política autorizas ese tratamiento.

16. Cómo protegemos tus datos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar que tus datos se pierdan, se alteren, se consulten o se usen sin autorización. El acceso a nuestras bases de datos está restringido a personas autorizadas de Okku y protegido con contraseña. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo gestionamos y lo reportamos a la SIC cuando la ley lo exige.

17. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Conservamos tus datos mientras mantengas una relación con Okku o hasta que pidas su eliminación. Si pasan 72 meses sin que interactúes con nosotros, los eliminamos o los dejamos de forma anónima.

Hay excepciones: los documentos contables y tributarios se guardan durante el tiempo que exige la ley, aunque pidas la supresión de tus datos. Las grabaciones de sesiones se guardan durante un (1) mes de realizada la sesión salvo que el servicio contratado diga otra cosa.

18. Comunicaciones comerciales

Podemos escribirte para contarte de otros programas y contenidos de Okku, porque así lo autorizas al dejarnos tus datos. Lo hacemos de forma moderada y dentro de los horarios que permite la ley.

Puedes dejar de recibirlas cuando quieras: usa el enlace para darte de baja que incluimos en cada correo, o escríbenos a info@okku.com Si te contactamos por WhatsApp, responde con la palabra BAJA o escríbenos al mismo correo.

19. Cookies y herramientas de medición

Nuestras páginas pueden cargar recursos de terceros, como las tipografías de Google Fonts, por lo que tu navegador se conecta a servidores de esos terceros al abrirlas.

Si más adelante incorporamos herramientas de analítica o publicidad, actualizaremos esta política y te lo informaremos.

20. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie la ley o la forma en que tratamos los datos. Publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha. Si el cambio es importante, te lo informaremos por correo o en nuestro sitio.

21. Vigencia

Esta política rige desde el 4 de octubre de 2026. Las bases de datos que administra Okku permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas, y por el tiempo adicional que exija la ley.

Para cualquier duda sobre tus datos, escríbenos a info@okku.co